5 vantagens na digitalização de processos para o ajuizamento da cobrança

Ajuizar qualquer processo na Justiça é caro, desgastante e os resultados demoram. Porém, quando se trata de cobrança, nem sempre a fase extrajudicial é suficiente para recuperar o crédito. Em alguns casos, o ajuizamento de uma ação de cobrança acaba sendo inevitável.

Além de criar uma régua de cobrança e contar com ferramentas que auxiliem na sistematização da cobrança extrajudicial, a empresa também deve contar com soluções para casos os quais uma ação judicial será necessária.

Uma das formas de transformar a transição entre a cobrança extrajudicial para a judicial em uma tarefa descomplicada, é através da digitalização do processo de cobrança. Hoje algumas soluções mais modernas do mercado permitem além da digitalização de documentos, toda a sistematização do processo extrajudicial e judicial em uma única ferramenta. Ficou curioso? Então, confira as vantagens de digitalizar processos e quais benefícios um kit de ajuizamento eletrônico pode trazer para o seu negócio!

1.  Facilidade na transição das fases da cobrança

Assim como em qualquer processo judicial, em uma ação de cobrança a representação de um advogado é obrigatória. Por isso, mesmo que a empresa tenha um jurídico próprio, será necessário transferir todos os dados e informações da etapa extrajudicial para que o advogado dê seguimento a cobrança na fase judicial.

Muitas empresas não possuem um processo de cobrança sistematizado internamente. E isso dificulta toda a comunicação nessa transição de fases. É muito comum que as empresas tenham informações e dados da cobrança aglomerados em planilhas, enquanto os documentos ficam armazenados em pastas esparsas. Esse tipo de organização, no entanto, torna a transição da fase extrajudicial para a fase judicial uma tarefa bastante complexa.

Usando um kit de ajuizamento eletrônico, a empresa pode digitalizar todos os dados e documentos em uma única plataforma. Isso significa que todo o dossiê da cobrança fica armazenado no sistema facilitando a transmissão de informações e documentos necessários ao ajuizamento da ação.

2.  Melhoria na comunicação

Como na fase judicial um advogado ou escritório precisa estar a frente, é essencial que dados e informações sobre a cobrança sejam de fácil acesso. Além disso, é preciso ter um canal dentro da empresa, para que qualquer solicitação ou dúvida seja resolvida.

Muitas empresas não possuem esse tipo de organização interna e, em muitos casos, o processo de cobrança judicial se atrasa ainda mais em razão da falta desses dados.

Com os documentos e informações digitalizados, o acesso fica mais simples. Além disso, as ferramentas mais modernas contam com uma interface mobile, permitindo que o advogado solicite documentos de qualquer lugar, garantindo ainda mais agilidade na comunicação.

Com esse tipo de sistema, todos os players envolvidos tanto na fase extrajudicial quanto judicial se comunicam de forma fácil, garantindo celeridade a todo processo.

3.  Diminuição de custos

Além do custo da contratação de um advogado/escritório, muitas vezes a transição entre a cobrança extrajudicial e judicial envolve gastos com a cópia e o envio de documentos. Utilizando uma plataforma única, é possível digitalizar e armazenar todos os documentos relativos à cobrança como contratos, comunicado de cobrança, entre outros. Além disso, a empresa diminui seus gastos com arquivos, já que a digitalização segura de documentos diminui a necessidade de pastas físicas.

Obviamente, existem documentos que são essenciais no processo de cobrança e cujos originais devem ser armazenados com segurança. Porém, mesmo nesses casos, soluções mais completas oferecem parcerias com empresas especializadas em guarda de documentos, tornando a necessidade do espaço para arquivo quase nula. Devido ao custo das salas comerciais, atualmente utilizar o espaço da empresa para arquivar documentos gera um custo alto. Assim, além da digitalização, o armazenamento seguro através de empresas de guarda faz com que o seu negócio economize e tenha uma solução completa.  

4.  Agilidade na localização de dados e informações

Segundo uma pesquisa feita pela PwC em 2013, profissionais chegam a perder 50% do seu tempo apenas buscando documentos e informações. Este desperdício de tempo, naturalmente, gera gastos e prejudica a produtividade. Não por outra razão, tanto se fala em gestão de documentos nos dias de hoje.

Quando se trata do setor de cobrança, essa realidade não é diferente. Através da digitalização do processo de cobrança, todos os dados e informações ficam mais acessíveis. Como uma plataforma sistematiza todo o processo e permite o arquivamento de documentos de forma organizada, fica fácil encontrar qualquer dado ou informação que seja relevante para a fase judicial.

5.  Gestão de prazos

Perder um prazo em um processo pode trazer diversos danos para a empresa. Por isso é essencial que se tenha um controle acerca de todos os processos que estão tramitando na Justiça, ou ainda, já indicaram a necessidade da propositura de uma ação.

Usando um kit de ajuizamento eletrônico é possível acompanhar todos os prazos na fase judicial. Isso é essencial para que a empresa tenha controle sobre as atividades do jurídico, sejam elas terceirizadas ou não.

Com um kit de ajuizamento eletrônico é possível criar alertas para casos marcados com urgência facilitando ainda mais o controle interno e externo sobre a cobrança judicial.

A digitalização de processos para o ajuizamento da cobrança facilita a transição entre as fases. Usando as ferramentas certas, como um kits de ajuizamento eletrônico, mais do que digitalizar documentos, a empresa tem tudo o que necessita para fazer o controle, o monitoramento e a gestão dos processos de cobrança desde a declaração da dívida até o ajuizamento da ação.

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