Como automatizar o processo de cobrança extrajudicial sem prejudicar o relacionamento com o cliente

A cobrança é um momento delicado no relacionamento com o cliente. Porém, hoje, as empresas já contam com recursos que tornam a cobrança extrajudicial uma experiência mais positiva, evitando desgastes desnecessários.  O envio automático de cobranças e até um portal digital de negociação são alguns dos recursos utilizados para garantir o recebimento dos valores, sem comprometer o relacionamento com o cliente.

Usando os recursos certos para a automatização do processo de cobrança extrajudicial as empresas conseguem recuperar o crédito de forma eficiente, sem que isso signifique o fim da relação. Tornando a abordagem mais eficaz e mais impessoal, as chances de receber os valores sem gerar desconfortos são bem maiores.

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Automatização da cobrança: o que é e como funciona?

Quando o número de inadimplentes é pequeno, implementar uma boa régua de cobrança de forma manual pode ser algo até que relativamente simples. No entanto, na medida em que a inadimplência aumenta, ter processos bem definidos e um bom timing para entrar em contato com o cliente fica cada vez mais difícil. Isso sem falar nos erros, que apesar de comuns, acabam comprometendo ainda mais o relacionamento.

Para qualquer empresa conquistar um novo cliente chega a custar de 5 a 7 vezes mais do que manter um cliente na cartela atual. Por este motivo, mesmo durante a cobrança, o relacionamento com o cliente deve ser uma prioridade. Assim, a empresa deve agir de forma estratégica tanto na abordagem quanto na negociação.

O que se percebe é que, quanto menos pessoal for o processo da cobrança extrajudicial, mais chances de se recuperar o crédito com rapidez. Não por outra razão, a automatização vem se transformando em uma tendência entre as empresas, independentemente do porte ou nicho.

A automatização da cobrança nada mais é do que usar a tecnologia para sistematizar todo o processo. Através de soluções digitais e outras ferramentas de business intelligence é possível que todas as atividades da régua de cobrança sejam feitas de forma automática. Além disso, com a tecnologia fica mais fácil abordar o cliente, evitando uma série de desgastes presentes nos processos feitos diretamente por funcionários.

Preservando o relacionamento com o cliente

Mesmo que a abordagem seja realizada de forma apropriada, a tendência é que o cliente inadimplente receba a cobrança com desconforto. O contato com o cliente durante o processo também faz parte da sua experiência com a empresa. Logo, deixar qualquer impressão negativa durante a comunicação, pode prejudicar a percepção que ele tem da empresa e da sua marca. Isso sem mencionar que deixar o cliente desconfortável, naturalmente, faz com que ele tenha ainda menos vontade de quitar os valores.

Como forma de deixar a abordagem mais neutra, é possível delegar a cobrança extrajudicial para soluções digitais que fazem a comunicação. Com uma abordagem impessoal, o cliente se sente menos confrontado, aumentando as chances de recuperação de crédito.

Através de soluções que usam a melhor tecnologia no processo de cobrança, é possível enviar elaborar cartas simples, ou mesmo enviar e-mails e SMS para o devedor. Usando estes sistemas, a empresa cria mensagens que abordam o cliente de forma apropriada nos diferentes momentos do processo. O sistema fica responsável pelo envio de toda comunicação e o contato com o cliente pode ser monitorado pela empresa.

Além de promover uma abordagem impessoal e mais eficiente, a empresa também oferece as diferentes condições de pagamento, facilitando a recuperação do crédito com mais agilidade.

Menos erros, mais resultados

Quando a cobrança extrajudicial é automatizada, os erros durante o processo são praticamente inexistentes. Erros como o envio incorreto da cobrança, a falta de envio, contato tardio com o cliente e identificação incorreta de pagamentos prejudicam não apenas o recebimento dos valores como também o relacionamento com o cliente. A cobrança, como explicado, é um momento delicado onde o inadimplente se sente naturalmente desconfortável quando é abordado. Agora imagine se, somado a esse desconforto, o cliente ainda recebe informações erradas ou mesmo valores incorretos. Esse tipo de erro, bem comum em processos manuais, costuma desgastar a relação.

Com a automatização, a régua de cobrança é executada de forma sistemática, evitando que erros como a confusão de valores, informações incorretas e a falta de envio de cobrança ocorram. Como o processo pode ser monitorado, qualquer falha pode ser facilmente identificada e corrigida, sem que isso necessariamente leve ao desgaste do relacionamento com o cliente.

Mais facilidades, melhoria na experiência do cliente

Quando a empresa tem uma abordagem eficiente durante a cobrança extrajudicial e oferece comodidades para a realização do pagamento ou renegociação da dívida, certamente a experiência do cliente com a empresa será mais positiva. Para qualquer cliente inadimplente é melhor ser faturado de forma consistente, com cobranças detalhadas e enviadas na data correta. A maioria dos clientes que devem, sabem que a própria inadimplência já é uma situação incômoda. Portanto, ao dificultar o pagamento e a obtenção de informações, a empresa na verdade está apenas atravancando o processo e prejudicando o relacionamento.

Com a cobrança automatizada, o cliente recebe informações de forma consistente além de ter alternativas como renegociar a dívida ou ainda utilizar diferentes formas de pagamento. Algumas soluções digitais permitem que o cliente tenha acesso a uma portal digital de negociação que disponibiliza todas as alternativas de pagamento, além de simular condições em limites pré-estabelecidos. Através dessa plataforma o cliente também pode agendar um contato para negociar.

Para a empresa contar com esse tipo de sistema é vantagem, pois além de melhorar a experiência do cliente, é possível armazenar uma série de dados do seu comportamento que servirão como métricas no futuro.

Automatização da cobrança e relacionamento com o cliente

É importante ter a consciência de que a inadimplência ocorre, na maioria das vezes, por fatores externos ao relacionamento com o cliente, como problemas financeiros ou até o desemprego. Por isso, durante a cobrança a empresa deve se dedicar a não prejudicar o relacionamento com um cliente que provavelmente já está em uma situação delicada.

Vale destacar que o próprio Código de Defesa do Consumidor veda que a cobrança seja feita através de qualquer prática abusiva. Assim, quando mais impessoal e direta a empresa é, menos chances de a cobrança ser entendida como um ato de constrangimento ou ameaça, gerando até problemas judiciais para o negócio.

Mais do que cobrar é preciso saber como cobrar. Bem ou mal, um cliente é um bem valioso para a empresa e o relacionamento deve ter prioridade mesmo em situações delicadas com a da cobrança.

A cobrança automatizada além de proteger o relacionamento com o cliente, pode ser a melhor alternativa para uma boa gestão de cobrança. Descubra como blindar seu negócio com uma boa gestão de cobrança. Clique aqui e saiba mais!