Assinatura eletrônica de documentos

A era digital é uma realidade para as empresas. Por isso, já não faz mais sentido que documentos sejam impressos e assinados de próprio punho. Com o desenvolvimento da tecnologia a assinatura eletrônica de documentos de forma eletrônica é possível. E a vantagem é que esse tipo de assinatura conta com a mesma validade jurídica de uma assinatura convencional.

Com a assinatura eletrônica é possível assegurar a identidade de uma pessoa que teve acesso ou mesmo elaborou um determinado documento. Para saber mais como funciona esse recurso, suas vantagens e desvantagens, não deixe de conferir!

Assinatura eletrônica versus assinatura digital

Muito provavelmente você já ouviu o termo “assinatura eletrônica” e “assinatura digital” sendo utilizados indistintamente. No entanto, na realidade eles são sim diferentes.

A assinatura digital equivale a um certificado digital que permite aferir a integridade e a origem de um determinado documento. Trata-se de uma tecnologia que fica diretamente ligada ao documento, de modo que, se alterado, a assinatura também se torna inválida. Um exemplo de documento que requer a assinatura digital são as notas fiscais eletrônicas. Nelas não existe qualquer assinatura do representante da empresa. Porém, com a tecnologia, é possível validar o documento graças a esse tipo de certificação digital.

A assinatura eletrônica por sua vez substitui a assinatura convencional, aquela de próprio punho que identifica uma pessoa específica. Ela serve, portanto, para contratos e outros documentos que requerem a confirmação da identidade da pessoa que está envolvida com uma determinada operação ou acordo.

A assinatura eletrônica de documentos é uma solução digital viabilizada por softwares específicos. Ela pode ser utilizada em diferentes tipos de documentos como contratos, formulários, operações bancárias e relatórios. Desde que seja necessária a comprovação da identidade de uma pessoa, esse recurso pode ser utilizado.

Senha, token, SMS: diferentes formas de assinatura eletrônica

Embora a assinatura eletrônica seja uma substituta da assinatura convencional, sua forma não é escrita. Hoje diferentes dispositivos são capazes de realizar a autenticação de forma única, garantindo a identidade do interessado. Algumas das principais formas já são conhecidas, principalmente de quem utiliza serviços bancários ou mesmo serviços digitais de e-mail, como é o caso do Gmail do Google.

Sistema com senha

Graças à tecnologia, hoje existem softwares específicos para a realização da assinatura eletrônica. Através desses sistemas, o usuário efetua o login, inclui uma senha específica e realiza a autenticação de documentos, relatórios ou formulários.

Token

Muito semelhante à um chaveiro, o token é conhecido de quem realiza operações bancárias. Combinando senhas aleatórias, esse dispositivo valida operações específicas atestando o conhecimento e o consentimento do usuário. Somente quem tem a posse do token pode registrar as senhas e, consequentemente, autorizar a operação.

SMS ou voz

Os sistemas de SMS e voz são bastante utilizados para o acesso à caixas de e-mails e até documentos específicos. Nesse caso, o usuário recebe uma mensagem via SMS ou mesmo por voz contendo um código. A partir do registro desse código em um sistema, é possível autorizar a operação. Assim como no caso do token, somente o proprietário do celular pode permitir a transação. Logo, é como se ele estivesse dando o aval quando registra o código oferecido via SMS ou voz.

Geolocalização

Hoje todo celular conta com um sistema de geolocalização e essa funcionalidade também é útil para a assinatura eletrônica. Utilizando um software específico, a assinatura só é realizada quando o usuário se encontra em uma determinada localização.

Certificação digital e assinatura eletrônica

Outro equívoco muito comum quando se trata de assinatura eletrônica é associá-la ao certificado digital. O certificado digital, no entanto, só é necessário para a assinatura digital.

Para quem não conhece, o certificado digital nada mais é do que uma credencial que atesta a identidade de máquinas, sites ou aplicações. Usando a criptografia, o certificado digital garante que informações e dados sejam transmitidos de forma segura, impedindo que terceiros são autorizados tenham acesso.

Para obter um certificado digital, o usuário necessita buscar uma Autoridade Certificadora da ICP-Brasil. Essas organizações associam empresas e pessoas a um conjunto de chaves criptografadas que possibilitam a identificação no meio digital.

Assim como a assinatura eletrônica, que não requer o certificado digital, a assinatura digital também tem a função de autenticar a identidade do interessado, atestando seu aval. A diferença, no entanto, é que a assinatura digital é necessária apenas para algumas operações determinadas e sua efetividade depende de todo o processo de certificação digital, que deve ser feito previamente.

Na prática ambas têm a função de assinatura, porém, não são utilizadas para as mesmas operações.

Assinatura eletrônica de documentos: sua empresa deve investir?

Adotar a assinatura eletrônica de documentos pode ser vantajoso para empresas dos mais variados portes. Ela representa redução de custos, garante mais agilidade e segurança nas operações que envolvem o aval e a validação dos interessados.

Como contratos fazem parte do dia a dia de qualquer negócio, ter esse tipo de recurso pode agilizar uma série de atividades operacionais que dependem da formalização desses documentos. Não é difícil de entender, todo empreendedor sabe quanto tempo é gasto com o simples fato de um contrato exigir a coleta de diferentes assinaturas.

A assinatura eletrônica de documentos também representa mais economia para as empresas. Afinal, com esse recurso é dispensável a impressão de documentos, gastos com o deslocamento para a coleta de assinaturas e com despachantes. Usando esse recurso tudo é feito de forma simples, rápida e sem burocracia.

Por fim, a assinatura eletrônica de documentos também representa segurança. Afinal, através desse recurso não é possível fraudar a assinatura ou mesmo possibilitar acessos indevidos a determinados documentos.

Validade jurídica da assinatura eletrônica

Apesar das vantagens, muitos empreendedores têm dúvidas sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica. Enfim, a assinatura eletrônica vale como a assinatura convencional? A resposta é sim. Segundo a legislação brasileira, a validade jurídica de um documento depende do formato convencionado pelas partes, origem assegurada e autenticidade passível de ser comprovada. Nesse sentido, a assinatura eletrônica cumpre com todos os requisitos já que ela é capaz de atestar a origem, a autenticidade e garantir que a forma seja aceita pelos envolvidos.

Ao contrário de uma assinatura convencional, a assinatura eletrônica é mais fácil de ser verificada ou auditada, já que o processo depende de uma autorização do usuário.

A assinatura eletrônica de documentos é uma solução que pode trazer praticidade e agilidade para o dia a dia das empresa, sem comprometer a segurança das operações. Hoje, todos empreendedor que quer garantir eficiência em suas operações deve considerar essa solução.Você já conhecia como funciona a assinatura eletrônica de documentos? Saiba mais como a Lei Geral de Proteção de Dados afeta sua empresa!