Gestão de cobrança e segurança financeira: como proteger seu negócio

Da abordagem de inadimplentes, passando pela notificação extrajudicial e o ajuizamento da ação de cobrança, a empresa deve ter boas práticas que garantam o recebimento dos valores. Uma das formas mais eficientes de evitar que os danos da inadimplência se transformem em grandes prejuízos é através de uma boa gestão de cobranças.  

Para saber mais como uma boa gestão de cobrança impacta seu negócio e como ela pode blindar sua empresa, não deixe de conferir!

A importância de uma boa gestão de cobrança

A cobrança é um momento bastante delicado no relacionamento com o cliente. Afinal, a empresa precisa ser assertiva na recuperação do crédito. No entanto, caso o contato não seja feito de forma estratégica, as chances de perder os valores e o cliente são altas. 

Boa parte dos negócios falha na gestão de cobrança pois não conta com boas práticas. Colaboradores mal treinados, planilhas diversas e desorganização fazem com que os danos financeiros sejam cada vez maiores. Nesse cenário, não é incomum que a empresa comece a experimentar uma espécie de “bola de neve” com empréstimos, juros e dívidas. 

Para criar boas práticas e garantir que a gestão de cobrança seja efetiva, é essencial tomar alguns passos que garantem a blindagem do seu financeiro. 

Passos que garantem uma boa gestão de cobrança

Para implementar uma boa gestão de cobrança, algumas medidas fazem toda diferença. Treinar o time é importante, sem dúvida. Porém, quando se tem boas práticas previamente estabelecidas e ferramentas eficientes, tudo fica mais fácil.

O uso de ferramentas manuais, como planilhas por exemplo, além de ser trabalhoso é mais suscetível ao erro e ao esquecimento. Vale destacar que o processo de cobrança é delicado não apenas para quem é cobrado, mas também para quem cobra. Lidar diariamente com inadimplentes não é algo simples. Por isso, o colaborador responsável pela cobrança precisa ter um suporte sólido para que nada se perca durante todo o processo.  

• Tenha uma régua de cobrança

De forma simplificada, uma régua de cobrança nada mais é do que um plano de ação para lidar com clientes inadimplentes. Na régua de cobrança, a empresa estabelece quais serão as ações que devem ser tomadas com o cliente inadimplente, quais serão os meios utilizados e como será feita essa abordagem. É uma espécie de passo a passo que serve para orientar os colaboradores que estão a frente do processo, bem como, evita que a cobrança acabe se perdendo, seja pela falta de contato, seja pela ausência de registros da comunicação. 

A régua de cobrança, além de organizar todo o processo, evita que a inércia do credor torne o problema da inadimplência ainda maior. Até porque quanto antes o devedor é acionado, melhores as chances de o problema ser resolvido. 

• Automatize o comunicado de cobrança

Uma falha muito comum das empresas que realizam a cobrança internamente é perder informações. A falta de documentação no contato com o devedor, ou ainda, a ausência de um comunicado de cobrança pode comprometer todo o processo. 

Quando o procedimento de cobrança não é organizado, é muito comum que diferentes funcionários da empresa realizem as mesmas etapas da cobrança. No entanto, isso em vez de garantir o crédito, acaba gerando irritação e compromete totalmente o relacionamento com o cliente. 

Usando ferramentas específicas é possível enviar o comunicado de cobrança automaticamente por carta, e-mail ou mesmo SMS. 

• Tenha um sistema eficiente de notificações extrajudiciais

Infelizmente, nem sempre o comunicado de cobrança é suficiente para recuperação do crédito. Nesses casos, a empresa precisa de medidas um pouco mais severas. A notificação extrajudicial é uma carta enviada ao devedor solicitando o pagamento. Ela também é um comunicado, porém, mais do que informar ela serve para responsabilizar o devedor, servindo como prova para uma eventual ação de cobrança. 

Um dos grandes problemas das empresas que enviam notificações extrajudiciais é a localização do devedor, algo que nem sempre é simples de se realizar. Com ferramentas mais modernas, no entanto, é possível rastrear o envio da carta, o que possibilita a confirmação da entrega. Usando a tecnologia no processo de cobrança a empresa conta com informações valiosas para obter a recuperação do crédito. 

• Negocie e ofereça alternativas

Outro aspecto importante do processo de cobrança é a negociação. Mais do que fechar um bom acordo, a empresa deve possibilitar alternativas para o devedor. Oferecer diferentes formas de pagamento, por exemplo, facilita a realização do pagamento tornando a recuperação do crédito mais rápida.

Usando um portal de negociações online, a empresa oferece ao devedor as opções de pagamento de forma automática. Além disso, o devedor consegue simular as condições de pagamento ou agendar um contato para negociar. 

A ferramenta não apenas facilita o processo de negociação, como também oferece relatórios com informações relevantes sobre os devedores. Esse tipo de informação pode ser usado para aprimorar a régua de cobranças tornando o processo cada vez melhor. 

• Automatize a gestão de processos judiciais

Por fim, nem sempre o processo amigável resulta na recuperação do crédito. Nesses casos, é preciso ajuizar uma ação de cobrança. Muitas empresas acabam delegando essa tarefa para um escritório de advocacia. No entanto, mesmo que a cobrança judicial fique sobre a responsabilidade de um advogado ou mesmo de um escritório, é necessário ter um controle interno sobre o processo. 

Usando ferramentas específicas, a empresa pode fazer a gestão e o controle de processos, o que gera uma redução nos custos e elimina a logística física.  

Investir em uma boa gestão de cobranças significa minimizar os danos da inadimplência sem comprometer o relacionamento com o cliente. Empresas que sabem como fazer bons processos tem menos chances de fechar as portas e maior garantia de um futuro próspero.

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